“Pelayanan Terbitan Berseri: Sebuah Pengenalan”

Arif Surachman

Pendahuluan

Pelayanan terbitan berseri (ada yang menyebut terbitan berkala) merupakan salah layanan yang “biasa” ada di dalam kesatuan Pelayanan Perpustakaan. Pelayanan ini merupakan bagian terintegrasi dalam sebuah sisten pelayanan perpustakaan. Sebelum membahas lebih jauh mengenai pelayanan terbitan berseri berikut beberapa pengertian dari terbitan berseri dan atau terbitan berkala:

a.       Terbitan yang keluar dalam bagian secara berturut-turut dengan menggunakan nomor urut dan/atau secara kronologi, serta dimaksudkan untuk terbitan dalam waktu yang ditentukan. (Sulistyo-Basuki, 1991.)

b.      A Publication issued in successive parts, usually at regular intervals, and, as a rule, intended to be continued indefinitely. (ALA Glossary of Library and Information Science).

c.       A Publication (as newspaper, journal, yearbook, or bulletin) issued as one of a consecutively numbered and indefinitely continued series. (Evans, G. Edward, 2000.)

d.      Berdasarkan kata “periodicals” yang diartikan sebagai majalah, terbitan berkala, berisi banyak artikel yang ditulis beberapa orang, diterbitkan oleh lembaga, instansi, yayasan maupun perkumpulan yang membentuk susunan redaksi sebagai penanggungjawab penerbitan ini dan terbit dalam frekuensi tertentu seperti mingguan, bulanan, dwibulanan, triwulan maupun semesteran. (Lasa HS, 1990.)

Dari berbagai pengertian terbitan berkala dan atau berseri tersebut di atas maka dapat dilihat bahwa layanan terbitan berseri/berkala merupakan layanan perpustakaan yang memberikan akses kepada terbitan yang diterbitkan secara kontinyu dan berkesinambungan dalam suatu masa tertertu dan dikelola oleh sebuah institusi, organisasi, atau kelompok tertentu. Terbitan/berkala yang dimaksudkan di dalam pengertian diatas termasuk di dalamnya terbitan non cetak yang berupa elektronik maupuan online digital.

Terbitan berkala/berseri mempunyai ciri/karakteristik yang membedakan dengan publikasi atau koleksi lain yakni (Lasa HS, 1994):

1. Dalam satu kali terbit memuat beberapa tulisan yang ditulis oleh beberapa orang dengan topik dan gaya bahasa yang berbeda
2. Artikel atau tulisan pada umumnya tidak terlalu panjang sebagaimana pada buku teks.
3. Menyampaikan berita, peristiwa, penemuan dan ide baru atau sesuatu yang dianggap menarik perhatian masyarakat pada umumnya.
4. Dikelola oleh sekelompok orang, yang kemudian membentuk perkumpulan, organisasi maupun susunan redaksi.
5. Merupakan bentuk arsip ilmiah yang telah diketahui oleh masyarakat umum
6. Terbit terus menerus dengan memiliki kala, waktu, frekuensi terbit tertentu.

Jenis Koleksi

Dilihat dari bentuk fisik, lembaga yang mengelola dan juga model isi dari terbitan, maka terbitan berseri/berkala ini dapat dibagi ke dalam beberapa jenis:

1. Majalah. Dapat dibedakan menjadi berbagai macam jenis seperti ilmiah, popular, ilmiah popular, teknis, dan sekunder.
2. Jurnal. Merupakan terbitan dalam bidang tertentu khususnya ilmiah yang diterbitkan oleh badan/lembaga/instansi/organisasi yang ingin mempublikasikan hasil-hasil penelitiannya.
3. Terbitan Berseri. Merupakan suatu terbitan yang diterbitan secara berseri yang dinyatakan dengan angka atau huruf. Bentuk terbitan ini dapat berupa buku, majalah atau prosiding.
4. Buletin. Biasanya diterbitkan lembaga / badan tertentu untuk memberikan informasi kepada khalayak mengenai kegiatan/program atau pemikiran dari lembaga tersebut.
5. Pamflet. Biasanya diterbitkan secara isidentil dalam satu lembaran informasi yang berisi pemberitahuan, pengumuman, maupun berita.
6. Ringkasan, Sari Karangan, Abstrak. Merupakan inti dari sebuah artikel atau tulisan atau hasil penelitian yang biasanya dikumpulkan dan disusun secara sistematis berdasarkan bidang tertentu.
7. Laporan Tahunan & Laporan Bersejarah. Diterbitkan tahunan yang biasanya berisi tentang perjalanan sebuah institusi/badan atau catatan peristiwa yang terjadi dalam satu tahun, dan biasanya terbatas dalam bidang tertentu.
8. Surat Kabar, harian, Koran. Merupakan terbitan yang berupa lembaran-lembaran yang diterbitkan setiap hari, berisi berita, pengumuman, laporan, pemikiran yang actual, atau hal-hal yang perlu diketahui masyarakat secara cepat.
9. Leaflet. Merupakan terbitan yang berisi informasi tertentu dan biasanya berupa lembaran yang dilipat menjadi dua atau tiga lipatan.
10. Brosur. Merupakan terbitan atau karya cetak pendek yang diterbitkan dalam beberapa halaman saja sesuai dengan kebutuhan.
11. Warta Singkat. Terbitan suatu instansi, lembaga pada waktu tertentu berisi berita maupun laporan kegiatan secara ringkas. Biasanya diterbitkan hanya dalam beberapa halaman saja.

Berbagai jenis terbitan tersebut kadangkala hanya beberapa saja yang “masuk” ke dalam layanan terbitan berseri/berkala di perpustakaan. Hal ini biasanya dikarenakan keterbatasan dari sumber daya yang ada di perpustakaan. Selain terbitan tercetak dari berbagai jenis yang telah disebutkan di atas, saat ini terbitan berseri/berkala juga telah banyak hadir dalam bentuk elektronik atau online digital. Perkembangan inilah yang semakin menyuburkan dan memperluas jangkauan layanan terbitan berkala/berseri. Hal ini karena dengan teknologi komputer dan internet, pengguna saat ini sudah cukup familiar dengan apa yang disebut dengan e-journal, e-database, portal, online newspaper, kliping elektronik, dan lain sebagainya yang dapat diakses dari manapun.

Bentuk Layanan

Pada kebanyakan layanan yang ada di perpustakaan saat ini, layanan terbitan berkala biasanya merupakan layanan yang cukup “terbatas” khususnya bagi koleksi cetak terutama dari segi aksesnya. Pengguna hanya dapat menggunakan koleksi yang ada untuk kemudian di baca di tempat. Akan tetapi, dengan teknogi informasi saat ini, koleksi dalam bentuk elektronik atau online digital sudah dapat diakses “tanpa batas” oleh pengguna tanpa harus dating ke perpustakaan. Beberapa bentuk layanan yang ada dalam sebuah layanan terbitan berkala adalah:

1. Layanan Baca. Layanan ini “hanya” memberikan kesempatan kepada pengguna untuk menggunakan koleksi yang ada di tempat saja. Ini yang banyak dilakukan oleh berbagai perpustakaan yang ada saat ini.
2. Layanan Penelusuran / Temu kembali informasi. Layanan ini berupa penyediaan alat-alat temu kembali / penelusuran bagi koleksi yang ada di suatu layanan terbitan berkala/berseri, biasanya berupa katalog cetak maupun online.
3. Layanan Informasi Terpilih. Layanan ini biasanya disediakan dengan menyajikan informasi-informasi terpilih yang dapat diakses oleh pengguna untuk menemukan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Perpustakaan dalam hal ini menyajikan koleksi ataupun informasi sekunder yang akan membawa pengguna kepada informasi utama, contohnya adalah indeks majalah, indeks artikel terpilih, indeks surat kabar bidang tertentu, dan artikel-artikel yang terpilih dan diperbarui setiap saat.
4. Layanan Informasi Cepat. Layanan ini dikhususkan untuk menyajikan informasi koleksi / artikel terbaru dari sebuah koleksi secara cepat. Tujuan layanan ini adalah memberikan informasi cepat atau segera kepada pengguna mengenai isi sebuah koleksi yang baru saja diterima.
5. Layanan koleksi elektronik dan online digital. Tidak semua perpustakaan memberikan layanan ini. Namun perkembangan saat ini sudah semakin baik dengan terlihat semakin banyaknya perpustakaan yang memanfaatkan koleksi terbitan berkala dalam bentuk elektronik dan juga online digital. Layanan ini disajikan dengan memberikan fasilitas akses ke dalam sumber elektronik baik yang disediakan melalui media Floppy Disk, Compact-Disk, Digital Video Disc maupun online. Pengelola dapat menyediakan fasilitas komputer yang terhubung ke dalam server sumber-sumber elektronik. Selain itu pengelola dapat menyediakan sebuah website atau alamat URL yang dapat diakses oleh pengguna dimanapun dan kapanpun.  Layanan ini salah satu layanan yang “tidak berbatas”.
6. Layanan bimbingan / bantuan. Layanan ini merupakan layanan tambahan yang tidak semua perpustakaan memperlakukannya. Layanan ini memberikan kesempatan kepada pengguna untuk mendapatkan bimbingan dari “pustakawan khusus” yang dapat membantu pengguna dalam menemukan sumber-sumber informasi yang relevan baginya terutama hubungannya dengan sebuah penelitian, studi kasus, dan kegiatan ilmiah lainnya. Layanan ini banyak diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi.

Kendala & Permasalahan

Layanan terbitan berseri/berkala memerlukan penanganan yang serius mengingat koleksi ini sering dimanfaatkan oleh pengguna dalam penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan. Hal lain adalah karena informasi yang terkandung di dalamnya berkembang secara cepat sesuai dengan perkembangan waktu. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah koleksi-koleksi terbitan berseri/berkala adalah koleksi yang lebih muktahir dari koleksi lain berbentuk buku. Namun pada kenyataannya ternyata layanan terbitan berkala sering “kalah” ramai dan berkembang dibandingkan dengan layanan lainnya di perpustakaan, seperti layanan sirkulasi buku misalnya. Hal ini menimbulkan pertanyaan, apa sebenarnya kendala dan permasalahan dalam layanan terbitan berseri/berkala ini? Berikut adalah beberapa masalah yang dapat diidentifikasikan sebagai kendala dan permasalahan bagi pengguna dan juga perpustakaan dalam rangka pemanfaatkan sumber yang ada di layanan terbitan berseri/berkala:

1. Dari sisi perpustakaan

·         Perpustakaan sering menghadapi kendala dalam kontinyuitas berlangganan terbitan berseri/berkala yang ada karena permasalahan biaya berlangganan yang tinggi, jarak yang jauh dari penerbit, cara pembayaran yang tidak diketahui, kurangnya informasi, tidak teraturnya masa terbit dan masalah-masalah teknis lainnya.

·         Kurangnya tenaga ahli dalam bidang-bidang tertentu pada layanan ini sehingga kurang efektifnya pemanfaatan koleksi yang ada. Misalnya masih terlihat banyaknya artikel atau isi dari koleksi berseri/terbitan berkala yang mudah ditemukan oleh pengguna. Sehingga banyak pengguna perpustakaan merasa kesulitan dalam menemukan informasi yang relevan.

2. Dari sisi pengguna

·         Kurangnya pengetahuan pengguna dalam mendapatkan informasi yang sesuai dan relevan

·         Kurangnya informasi yang tepat bagi pengguna menyangkut koleksi yang ada dan cara mendapatkannya

·         Keterpaksaan penggunaan koleksi ini karena tuntutan penyelesaian tugas akhir saja menyebabkan minat terhadap koleksi ini hanya pada waktu tertentu.

·         Kurangnya alat telusur yang bisa dimanfaatkan oleh pengguna seperti katalog cetak, indeks artikel, katalog online, komputer sumber elektronik, dan lain-lain.

Penutup

Koleksi terbitan berseri/berkala merupakan koleksi yang mempunyai kedudukan penting dalam perpustakaan. Koleksi ini membantu di dalam penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan yang dapat berfungsi sebagai sumber informasi.

Hal penting lainnya adalah terbitan berseri/berkala ini merupakan sarana komunikasi  muktahir bagi pengguna perpustakaan. Untuk itu maka perlu penanganan serius dan inovasi-inovasi yang dilakukan secara terus menerus sehingga kandungan informasi yang terdapat dalam terbitan berseri/berkala ini dapat dimanfaatkan secara baik dan tidak terbuang percuma. Hal ini juga mengingat “cost” yang tinggi yang harus dikeluarkan oleh perpustakaan atau lembaga yang menaunginya dalam mengadakan dan menyediakan koleksi terbitan berseri/berkala ini.

Adalah merupakan “pekerjaan rumah” bagi pengelola perpustakaan untuk terus memberikan yang terbaik bagi pemanfaatan koleksi terbitan berseri/berkala melalui layanan terbitan berseri/berkala yang inovatif dan berkelanjutan.

Daftar Pustaka

Evans, G. Edward. 2000. Developing Library and Information Center Collection. Libraries Unlimited, Colorado.

Lasa HS. 1990. Kamus Istilah Perpustakaan. Penerbit Kanisius, Yogyakarta.

Lasa HS. 1994. Pengelolaan Terbitan Berkala. Penerbit Kanisius, Yogyakarta.

Sidik, Umar. 2006. Bahan Kuliah Manajemen Terbitan Berseri. Jurusan Ilmu Perpustakaan & Informasi, Fakultas Adab, UIN Sunan Kalijaga, Yogyakarta.

Sulisyto-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

https://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:kBj7-oVPCREJ:arifs.staff.ugm.ac.id/mypaper/terbitan_berkala.doc+jenis+koleksi+terbitan+berseri&hl=id&gl=id&pid=bl&srcid=ADGEEShyxg_KS7MJwqikKVWntDXuL3chVRf8tuA-ZGqRDOCjzQS2esnMpYeiW8hGVqf4m4AZDSyQNh4hF_koBsvJbi5njMU5mVPMuyDB3VgEM4TkCrFahSYsrFk5RtsnaLalZ9eRtDU0&sig=AHIEtbTXLoL5FWTr7Pfj0Vsa9vIKvxfANg&pli=1