Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi

Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi

A. Pendahuluan

Ruang lingkup kegiatan perpustakaan meliputi pengembangan bahan pustaka,pengolahan bahan pustaka, penyimpanan dan pendistribusian informasi. Semua kegiatan tersebut tentunya harus kita kelola dengan baik. Untuk mengelola kegiatan tersebut dengan baik kita membutuhkan suatu ilmu yang dinamakan dengan ilmu manajemen.

Manajemen perpustakaan dapat ditinjau dari beberapa aspek  diantaranya adalah manajemen keuangan, manajemen sumber daya manusia, manajemen koleksi dan manajemen pemasaran. Karena luasnya aspek manajemen di perpustakaan, maka dalam makalah ini penulis hanya akan menekankan pembahasan dalam satu aspek yaitu manajemen pemasarannya.

Manajemen pemasaran sangat penting dalam menentukan perjalanan ke depan sebuah perusahaan termasuk juga perpustakaan agar tetap eksis dalam kancah persaingan usaha. Strategi pemasaran modern yang dikembangkan Hermawan Kertajaya dengan konsep sembilan elemen pemasarannya atau milik Michael Porter dengan model " The Five Forces" banyak diadopsi dan diadaptasikan di banyak perusahaan kelas dunia, misalnya Intel, Lux, Amazon dan The Body Shop.

Di negara maju, implementasi prinsip pemasaran untuk organisasi nirlaba telah berkembang sejak tahun 1970-an. Efektivitas konsep tersebut baik untuk organisasi bisnis maupun organisasi nirlaba telah mendorong para pustakawan untuk mengadopsinya. Para pustakawan di Indonesia sejak tahun 1990-an telah banyak mencoba untuk mengimplementasikan konsep tersebut walupun masih banyak kendala yang dihadapi.

Perpustakaan perguruan tinggi sebagai salah satu jenis perpustakaan yang sangat mempunyai peran penting di dalam memberikan informasi berkenaan ilmu pengetahuan dan lain sebgainya kepada pengguna nya.  Dalam kehidupan kampus ( perguruan tinggi ), perpustakaan dianggap sebagai jantungnya universitas. Jadi, apabila sebuah universitas tidak punya perpustakaan, universitas tersebut dianggap mati.  Kenyataannya tidaklah demikian, hal ini dikarenakan  peran perpustakaan perguruan tinggi hanyalah sebagai penunjang dalam melaksanakan tri darma perguruan tinggi. Sebagaimana disebutkan dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi, bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi dalam kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat (PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI: BUKU PEDOMAN, 2004:1-9). Oleh karena itu, istilah jantung universitas dirasakan kurang pas dengan tugas yang diemban. Mungkin lebih pas jika diumpakan sebagai kaki tangan universitas.  Karena sering juga kita dengar bahwa ada masiswa yang dapat luslus tanpa memanfaatkan perpustakaan mungkin mereka hanya melalui dunia maya saja dalam mencari informasi yang dibutuhkan. Meski demikian pentingnya perpustakaan bagi kehidupan kampus sanagt lah penting mengingat salah satunya pusata informasi yang lengkap bias ditemukan di perpustakaan. Dan oleh karena perpustakaan juga harusmenunjukkan eksistensinya maka perpustakaan perguruan tinggi juga harus dipasarkan kepada masyarakat khususnya civitas akademika supaya seluruh layanana yang ada di perpustakaan dapat di nikmati.

B. Perpustakaan perguruan tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berfaliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya yakni tri dharma perguruan tinggi ( pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat). (sulistiyo basuki, 1991:51)

Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi disebutkan  bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi dalam kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Dalam rangka menunjang kegiatan tri darma tersebut, maka perpustakaan diberi  beberapa fungsi di antaranya; fungsi edukasi, sumber informasi, penunjang riset, rekreasi, publikasi, deposit, dan interpretasi informasi ( 2004:3-4).

Demikian luasnya fungsi perpustakaan bagi para pemakainya (sivitas akademik). Pada kenyataannya, tugas dan fungsi tersebut di atas belum dapat dilakukan dengan optimal oleh pihak perpustakaan. Hal ini dikarenakan berbagai kendala yang terkadang sulit dipecahkan misalnya dalam pemenuhan kebutuhan sumberdaya manusia dan sarana dalam pelaksanaan tugas. Adanya aturan-aturan  panjang dalam rangka pengadaan sumberdaya manusia  atau peralatan perpustakaan. Selain itu, perbandingan antara pemakai yang dilayani dengan petugas yang ada belum sesuai. Petugas dengan kualifikasi  pendidikan selain ilmu perpustakaan, kadang kurang pas ditempatkan di perpustakaan, atau mutasi petugas yang tidak berkenaan dengan peran perpustakaan. Akibatnya, peranan sebagai pelayan perpustakaan  dijalankan dengan ‘semau gue’; karena kurangnya penghayatan/pemahaman tentang perpustakaan. Akhirnya pelayanan yang diberikan kurang ikhlas/sabar. Padahal, peran petugas (dalam hal ini pustakawan)  sangatlah  menentukan berfungsi tidaknya sebuah perpustakaan. Asumsi kita, apabila pengguna perpustakaan mau menggunakan perpustakaan lebih dari sekali, maka dapat diartikan bahwa perpustakaan berfungsi dalam menjalankan tugasnya, dan pengguna paham peran perpustakaan untuk kepentingannya.

Perpustakaan perguruan tinggi juga sering disebut sebagai perpustakaan khusus. Hal ini dikarenakan perpustakaan perguruan tinggi pada umumnya khusus melayani sivitas akademik  masing-masing.  Di samping itu, koleksi yang dimiliki perpustakaan perguruan tinggi pun khusus untuk konsumsi mahasiswa maupun dosen. Bila dibandingkan dengan pepustakaan umum, maka perpustakaan perguruan tinggi memiliki kelebihan berupa hasil-hasil karya para sivitas akademik.

C. Startegi Pemasaran Perpustakaan Perguruan Tinggi

Murphy  medefinisikan pemasaran sebagai berikut :
“A marketing concept as an integral part of strategic planning that starts with identification of customer need and ends with the successful sale and distribution of the product or service.”

Pemasaran adalah sebuah konsep yang merupakan bagian integral dari suatu perencanaan strategis yang dimulai dengan mengidentifikasikan kebutuhan pengguna dan diakhiri dengan suksesnya penjulan dan pendistribusian dari suatu produk atau jasa.

Secara kontekstual definisi tersebut di atas dapat dinyatakan bahwa apapun layanan jasa yang ditawarkan oleh perpustakaan harus diawali dan berorientasi kepada kebutuhan pengguna dan diakhiri dengan keberhasilan layanan yang ditawarkannya. Konsep tersebut sebetulnya sudah banyak dipahami oleh para pustakawan di Indonesia. Namun dalam prakteknya masih banyak kendala yang dihadapi, misalnya tentang proses pengadaan bahan pustaka yang memakan waktu yang lama dan minimnya dana untuk perpustakaan.

Untuk memperjelas tinjauan konsep pemasaran untuk perpustakaan perlu kita ulas apa yang dinamakan dengan “marketing mix”

C. Marketing Mix

            Ada empat variable yang perlu didiskusikan dalam membahas marketing mix yaitu : product, price, place, dan promotion.

1.Product

Product/produk adalah segala sesuatu yang dapat ditawarkan kepada  konsumen untuk memperoleh kepuasan. Dalam konteks perpustakaan, produk ini dapat berupa layanan jasa perpustakaan antara lain :

•    Layanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian koleksi)

•    Layanan majalah

•    Layanan referensi

•    Layanan administrasi

•    Layanan internet

•    Layanan CD-ROM

•    Layanan fotokopi

•    Layanan skripsi, tesis, dan disertasi

Usaha-usaha pemasaran yang sukses tergantung pada kualitas dan keunggulan dari produk/jasa yang ditawarkan. Oleh karena itu jasa layanan yang ditawarkan oleh perputakaan harus berorientasi kepada kebutuhan pengguna
seperti yang sudah diuraikan di atas.

Dalam menentuan kebutuhan pengguna ini, perpustakaan sering mendapatkan kesulitan/keluhan dari pengguna. Keluhan yang sering diutarakan adalah pengguna merasa sudah pesan buku, namun buku yang diharapkan tidak dapat segera ada di perpustakaan. Sementara pimpinan dan staf perpustakaan juga sudah mengusulkan buku yang dipesan oleh pengguna ke proyek pengadaan buku, namun kendala yang dihadapi adalah lamanya proses pengadaan buku. Selama ini pengadaan buku di Perpustakaan Negeri  

Mengandalkan dana dari proyek.Padahal dengan cara tersebut,proses pengadaan buku dari perencanaan sampai buku tersedia di rak membutuhkan waktu cukup lama yaitu  lebih dari satu tahun. 

Dari contoh kasus di atas ( hal kami alami di perpustakaan perguruan tinggi negeri) , menandakan bahwa perpustakaan belum mampu secara optimal untuk memuaskan kebutuhan pengguna. Oleh karena itu pada kesempatan diskusi ini, penulis berharap ada jalan keluar untuk memecahkan masalah tersebut.

2.Price

Free or fee ? to charge or not to charge ? adalah pertanyaan yang sering diperdebatkan dalam perpustakaan. Idealnya perpustakaan adalah bebas tanpa bayar untuk segala layanannya. Namun demikian banyak perpustakaan yang  telah melakukan layanan yang tidak gratis seperti misalnya, layanan internet, layanan CD-ROM, layanan fotokopi. Semua layanan tersebut pada perpustakaan tertentu telah mampu membantu untuk menutup sebagian dana operasional perpustakaan, walaupun tentunya tidak akan menutup biaya secara keseluruhan.

Keterbatasan dana adalah persoalan yang dihadapi hampir semua perpustakaan di Indonesia termasuk di perpustakaan-perpustakaan umum. Lebih-lebih dalam masa krisis sekarang ini, dana pengadaan bahan pustaka pasti semakin berkurang kecuali pada perpustakaan-perpustakaan yang dapat bantuan dari Bank Dunia. Di beberapa perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia, dana operasional termasuk dana pengadaan buku ditarik langsung dari mahasiswa. Dengan cara ini, perpustakaan sudah bisa menyediakan buku yang di pesan oleh pengguna (mahasiswa atau dosen) sampai di rak dalam jangka waktu relatif pendek. Kebijaksanaan ini barangkali bisa di adopsi oleh perpustakaan-perpustakaan umum.

3. Place

Letak Perpustakaan yang strategis adalah syarat mutlak bagi keberhasilan perpustakaan untuk mencapai tujuannya. Bagi perpustakaan umum harus mempertimbangkan misalnya apakah tempatnya mudah di akses dengan kendaraan umum, apakah letaknya berada di tengah-tengah pemukiman atau dekat dengan sekolahan dsb. Hal ini tentunya tidak mudah bagi perpustakaan umum yang saat ini letaknya tidak strategis. Karena untuk memindah lokasi pasti memerlukan dana yang besar. Yang tidak kalah pentingnya adalah pendekatan kita kepada pemerintah daerah. Karena semua pemerintah daerah pasti punya lahan atau gedung yang letaknya strategis. Masalahnya adalah apakah pemerintah daerah mau memanfaatkan lahan atau gedung untuk perpustakaan. Hal ini tergantung pada kepedulian pejabat pemerintah daerah terhadap perpustakaan.

4. Promotion.

Produk yang baik, harga yang layak, tempat yang strategis belum bisa menjamin akan lakunya jasa yang kita tawarkan kepada pengguna tanpa adanya promosi yang memadai. Promosi dalam perpustakaan umum dapat dilakukan dengan berbagai cara,  antara lain :

a.Orientasi siswa baru

Siswa baru merupakan pasar yang sangat potensial untuk diperkenalkan kepada perpustakaan. Mereka adalah siswa yang masih penuh semangat dan perlu diberitahu tentang, misalnya pengertian perpustakaan, bagaimana cara menelusur informasi yang benar, persyaratan apa yang diperlukan untuk menjadi anggota perpustakaan dan lain sebagainya. Orientasi perpustakaan ini dapat dilakukan dengan kerjasama dengan sekolah-sekolah yang ada di sekitar perpustakaan.

b.Pemajangan buku baru

Pemajangan buku baru adalah cara yang mudah untuk dilaksanakan dan juga merupakan cara yang efektif untuk mempublikasikan layanan perpustakaan. Agar supaya dapat mudah terlihat dan menarik perhatian oleh pengguna, buku-buku baru diletakkan pada rak khusus dan tempat khusus pula. Sehingga para pengguna segera mengerti kalau seandainya buku-buku baru datang.

c.Papan pengumuman

Jangan sepelekan papan pengumunan, karena media ini adalah media yang murah walaupun kurang efektif untuk publikasi layanan perpustakaan. Sering pengguna perpustakaan mengabaikan pengumuman yang dipasang. Namun demikian media ini bermanfaat bagi perpustakaan untuk menarik pengunjung, asalkan informasinya selektif dan variatif.

d.Personal Selling

Metode ini biasanya sangat efektif untuk menarik pengguna agar berkunjung ke perpustakaan. Personal selling ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

Pustakawan secara proaktif membuat data tentang pengguna perpustakaan yang aktif atau yang mau aktif untuk diketahui tentang, misalnya, nama, nomor telepon, alamat rumah dan buku-buku bacaan yang digemari. Selanjutnya  kita mengikuti perkembangan buku-buku bacaan atau informasi yang terbit saat ini.

            Mengibaratkan pengguna itu adalah konsumen sebagai raja yang patut kita layani dengan penuh kegembiraan. Dan oleh karena itu perpustakaan

D. Penutup

Kata kunci dari konsep pemasaran di perpustakaan adalah adanya  jasa yang berorientasi kepada kebutuhan pengguna, adanya harga (kalau  dapat diterapkan) yang layak dan dapat dipertanggungjawabkan, adanya tempat yang strategis dan nyaman, dan adanya pemasaran yang memadai. Kalau kombinasi ke empat variable di atas telah dikembangkan secara baik, maka niscaya untuk mencapai tujuan perpustakaan secara efektif akan mudah tercapai. Oleh karena itu kami merekomendasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dengan Perpustakaan untuk menindaklajuti konsep pemasaran ini supaya diterapkan secara benar.

Daftar Pustaka

PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI: BUKU PEDOMAN. Jakarta: DEPDIKNAS RI, 2004

Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan: suatu pendekatan praktis. Jakarta: Sagung Seto, 2006

sulistiyo Basuki. Pengantar ilmu perpustakaan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991

Harmawan, Manajemen Pemasaran dan Implementasinya di Perpustakaan
 Artikel Perpustakaan  Selasa, 3 Juni 2008

http://pustaka.uns.ac.id