Tugas

FUNGSI MANAJEMEN DAN IMPLEMENTASINYA PADA PERPUSTAKAAN

oleh

Mustamir Arifin

09422017

Dosen pembimbing:

Herlinan SAg. SS. M.Hum

Jurusan Ilmu perpustakaan Fakultas Adab

Institut agama islam negeri raden fatah

Palembang

2011 

1.Planning (perencanaan) yaitu Pada hakekatrya perencanaan merupakan proses pengambilan keputusan yang merupakan dasar bagi kegiatan-kegiatan/tindakan-tindakan ekonomis dan efektif pada waktu yang akan datang. Pross ini memerlukan pemikiran tentmg apa yang perlu dikerjakan, bagaimana dan di mana suatu kegiatan perlu dilakukan serta siapa yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaannya

2. Organizing (organisasi) yaitu pengelompokan kegiatan untuk mencapai tujuan, termasuk dalam hal ini penetapan susunan organisasi, tugas dan fungsinya. Dalam suatu perpustakaan tentunya ada banyak pustakawan,agar mereka bisa bekerja secara maksimal maka harus dibuat suatu bagan atau struktur organisasi yang mencantumkan perkerjaan mereka, dibagian apa para pustakawan tersebut bekerja agar  kegiatan- kegiatan yang harus dilaksanakan disatukan dan diarahkan  untuk tujuan pencapaian tujuan, dan tentunya pembagian tugas ini harus sesuai dengan kemampuannya.

3. Leading yaitu pekerjaan manajer untuk meminta orang lain agar bertindak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Pimpinan harus memberi pengarahan kepada bawahan agar mereka bisa bekerja dengan baik sehingga tujuan yang diharapkan dari perpustakaan itu dapat tercapai.

4. Directing atau Commanding (pengarahan/ pembinaan kerja) adalah usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing- masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula. Pemimpin harus lebih banyak mengontrol pekerjaan yang dilakukan bawahan, hal ini dimaksudkan agar bawahan tidak lupa dengan tujuan yang ingin dicapai suatu perpustakaan.

5. Motivating (pemotivasian) yaitu pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan. Pimpinan seharusnya lebih mendekatkan diri kepada bawahan dan memberikan dorongan atau  inspirasi kepada bawahan agar mereka mempunyai semangat dan merasa senang melakukan pekerjaan mereka masing masing, tanpa ada perselisihan pendapat.

6. Coordinating (pengkoordinasian) yaitu menyelaraskan tugas atau pekerjaan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Pimpinan harus bersikap  adil kepada bawahan, sehingga mereka tidak merasa dibeda bedakan. Oleh karena itu dalam pembagian tugas harus disama kan atau diselaraskan untuk menghindari kekacauan.

7. Controlling (pengawasan) yaitu penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan. Seperti dalam perpustakaan IAIN ini, sudah banyak alat yang ada, dan sedikit demi sedikit alat alat tersebut diterapkan dalam mengelola perpustakaan ini, karena perpustakaan ini ingin mencapai tujuan yang direncanakan semula.

8. Reporting (pelaporan) yaitu penyampaian hasil kegiatan baik secara tertulis maupun lisan. Setiap kegiatan yang dilakukan dalam perpustakaan atau suatu organisasi harus dibuat laporan, agar kita bisa tahu apakah bulan ini lebih baik dari bulan lalu ataupun sebaliknya.

9. Staffing atau Assembling Resources (penyusunan personalia) yaitu penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi. Pemimpin harus tahu kemampuan pegawainya sebelum melakukan penyusunan staf, bila perlu lakukan pelatihan dan pemantapan lingkungan kerja.

10.Forecasting (peramalan) adalah meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan. Sebelum melakukan atau menerapkan suatu pekerjaan maka pimpinan harus lebih memantapkan atau memikirkan apa yang akan terjadi jika rencana tersebut dilakukan, apakah banyak baiknya atau buruknya bagi perpustakaan yang ia pimpin.

11. Actuating yaitu Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Suatu rencana sebaik apapun jika pelaksanaannya tidak baik maka rencana tersebut tidak akan berhasil, jadi dalam hal ini rencana ataupun pelaksanaan harus sebanding atau sejalan. Contohnya suatu perpustakaan mempunyai rencana untuk melakukan otomasi tapi tidak dibarengi dengan pelaksanaan, maka rencana tersebut hanya sia sia saja.

12. budgeting (anggaran) pembuatan anggaran, berbagai kebutuhan dan sumber perpustakaan dapat ditinjau dan dinilai. Dalam melakukan penganggaran ini hendaknya pemimpin ikut andil mencari sumber dana untuk membiayai kebutuhan perpustakaan ataupun penggunanya.

13. Innovating yaitu berupa penelitian, pengembangan, dan / atau perekayasaan yang bertujuan mengembangkan penerapan praktis nilai dan konteks ilmu pengetahuan yang baru, atau cara baru untuk menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang telah ada ke dalam produk atau proses produksi. Contohnya seperti penerapan sistem otomasi kedalam perpustakaan, agar pelayanan atau pengolahan perpustakaan menjadi lebih mudah dan praktis.

14. Representing yaitu berupa adanya kesamaan dalam hal pengerjaan tugas. Contohnya dalam bagian referensi, pegawai A melakukan pelayanan peminjaman sedangkan pegawai B melakukan pelayanan perpanjangan kartu, jadi mereka sama sama melakukan pekerjaan dibagian referensi.

15. Assembling yaitu pengurutan-pengurutan dalam hal kegiatan yang berhubungan dengan manajemen itu sendiri. Misalnya diperpustakaan, sebelum melakukan pengolahan tentunya kita melakukan pengadaan buku buku dulu, melakukan pemesanan sehingga kegiatan itu dapat dilaksanakan sesuai urutannya.

16. Resources yaitu pemanfaatan sumber daya yang ada, baik itu SDA atau SDM sehingga terjadi ketepatgunaan. Misalnya mereka memanfaatkan tenaga kerja yang ada diperpustakaan tersebut untuk mencapai keberhasilan, OB misalnya, bisa di manfaatkan untuk membantu dibagian penyusunan buku di rak, dll. 

17. Communication yaitu merupakan suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Misalnya pustakawan atau bawahan mempunyai ide untuk memperbaiki keadaan perpustakaannya, pustakawan tersebut menyampaikann idenya kepada pimpinan agar pimpinannya setuju dengan ide yang dimilikinya.

18. Decision Making

Dicision Making merupakan fungsi manajemen yang dapat dianggap sebagai suatu hasil atau keluaran dari proses mental atau kognitif yang membawa pada pemilihan suatu jalur tindakan di antara beberapa alternatif yang tersedia. Setiap proses pengambilan keputusan selalu menghasilkan satu pilihan final . Keluarannya bisa berupa suatu tindakan (aksi) atau suatu opini terhadap pilihan. Misalnya pimpinan perpustakaan mengadakan rapat atau diskusi kepada pustakwan atau bawahannya untuk menetapkan apakah perpustakaan ini akan menggunakan sistem manual atau sistem otomasi, keputusan yang disepakati itulah yang disebut decision making.

19. Improving

Improving adalah salah satu fungsi manajemen dalam hal peningkatan mutu kegiatan, kepemimpinan, kerjasma, dan lain-lain. Dalam perpustakaan besar atau terkenal tentunya banyak sekali hal yang telah dilakukan untuk membuat perpustakaan tersebut menjadi perpustakaan yang bermutu tinggi, dan untuk mencapai itu mereka pasti melakukan kerja sama dengan perpustakaan bertaraf internasional sehingga mereka bisa meningkatan kegiatan atau kepemimpinan diperpustakaannya.